Communiquer sur un événement, un stage...

Penser comme un journaliste

Quelle que soit la démarche de communication, toute information sur votre évènement doit mentionner des éléments indispensables.

Les 5W + 2H

Who, What, When, Where, Why, How, How much, autrement dit : Qui, Quoi, Quand, Où, Pourquoi, Comment, Combien. Toute communication sur votre événement doit mentionner ces éléments dès qu’ils sont fixés :

  • Qui
  • Quoi
    (pour le Quoi, prévoir éventuellement plusieurs déclinaisons de l’argumentaire, une courte description de 300 caractères, une autre plus détaillée de quelques paragraphes et enfin la version complète.)
  • Pourquoi et comment
  • Où et quand

Dans quel ordre les présenter : Aller du plus important au moins important

Titre + message essentiel → Qui fait quoi → pourquoi et comment → où et quand → Combien.

Un premier résultat : le communiqué de presse

Suite à la première étape, votre communiqué de presse est prêt.

Ses particularités : la concision et la neutralité. Il reprend les éléments précédents en restant factuel. Ce n’est pas un document de promotion, donc éviter un ton publicitaire.

Télécharger un exemple de communiqué de presse d'un week-end de chant choral annonçant à la fois le stage et le concert

Quel est le public visé ?

communiquer

Auprès de qui souhaitez-vous diffuser votre message ?
Choisissez-vous l'entrée territoriale (proximité) ? L'entrée thématique (le monde musical) ? Ou visez-vous une tranche d’âge précise ? Dans chaque cas, il vous faudra adapter votre communication à la cible choisie, en privilégiant les supports et médias adéquats.

Sur quels canaux communiquer ?

La presse écrite

Envoyez le communiqué de presse à la personne chargée des pages culture des journaux locaux (établir un fichier de contacts presse sera utile) 8 à 15 jours avant le début de l’événement sans oublier d’indiquer qui le journaliste peut contacter pour de plus amples informations.

L’envoi peut éventuellement être suivi d’un coup de fil afin de « s’assurer de sa bonne réception ».

En parallèle, veillez à saisir les informations liées à votre événement sur les bases de données des organismes de presse (Pour sortir etc).

La communication numérique

Elle n’alourdit pas le budget mais demande du temps ! L’idéal est d’utiliser tous les canaux : l’emailing, les réseaux sociaux, les agendas web et éventuellement votre site internet.

  • l’emailing : il reprend les éléments du communiqué de presse, assorti d’un visuel adapté au format “email” (éviter les pièces jointes trop lourdes ou comportant beaucoup de texte, qui deviendra difficile à lire sur un smartphone, par exemple). Penser à tenir à jour une liste de diffusion contenant les adresses email des personnes intéressées (éviter d’envoyer à tout votre carnet d’adresses !)

  • étudier le planning d’envoi en fonction de l’évènement. Envoyer l’email à J-30, J-10 et J-3 pour un concert, plus longtemps à l’avance pour un stage mais moins fréquemment, selon la nécessité.

  • Les réseaux sociaux (à adapter à la tranche d’âge) : Sur FB, ne pas hésiter à créer un événement, une page dédiée à un événement, mais penser à construire un réseau bien en amont de l’événement et à poster régulièrement des informations (au moins une fois par semaine) pour en optimiser la visibilité. Twitter et Instagram sont privilégiés par les jeunes.

  • Les agendas web : il en existe beaucoup, qui fonctionnent de manière similaire (JDS, StrasbourgCurieux…)

L’affichage et la distribution de flyers

Adaptez le format et le nombre d’affiches que vous imprimerez à vos possibilités réelles de distribution. De même, pour estimer le nombre de flyers à photocopier ou imprimer, faites la liste des endroits où ils peuvent être déposés.

L’entourage

Ne pas négliger le bouche-à-oreille, les réseaux amicaux privés, les lieux publics de proximité, les invitations directes.

radios, télé locales, les réseaux de partenaires, les bulletins municipaux ou paroissiaux, les publications institutionnelles… et Cadence !

Réaliser un support de communication : affiche, flyer, email

Principes généraux : simplicité, sobriété.

  • Penser à hiérarchiser les informations  (titre, date et lieux sont les plus importants)
  • Ne pas négliger le chemin visuel et positionner les éléments forts de la communication là où se place l’œil : la lecture en Z.
  • Ne pas oublier que votre visuel sera diffusé sur écran, en format réduit
  • Utilisation du visuel : La même image peut servir de fond ou d’élément graphique à une affiche, et servir d’illustration dans un email. Parfois elle sera reprise en entier, parfois on peut choisir de zoomer sur un détail.
  • Dans un email, veiller à une taille de caractères suffisante.

Conseils techniques

  • Pas plus de trois polices différentes.
  • Pas plus de deux ou trois couleurs différentes.
  • Eviter de mettre trop d’éléments graphiques.
  • Laisser des blancs, des « espaces de respiration »
  • pour le visuel : prendre une image de format et de résolution suffisants, attention aux droits d’auteurs si vous piochez une image sur internet. Utilisez de préférence une image que vous fabriquez vous-même ou une de vos photos.

Escale technique

Pour mettre en page une affiche ou flyer, un logiciel de traitement de texte peut suffire (Microsoft Word, Open Office, Pages sur MacOS), surtout si vous imprimez vous-même sur une imprimante de bureau. Un imprimeur vous demandera des documents plus calibrés (format et résolution) qui exigent l’utilisation d’un logiciel de mise en page ou de traitement d’image (InDesign / Photoshop, ou Scribus/Gimp, les solutions sont nombreuses)

L’envoi d’emails en nombre est un peu délicat s’il est fait à partir de votre adresse personnelle. Le nombre de destinataires par email peut être limité. En cas d’envoi groupé,  vos destinataires doivent impérativement être indiqués en copie cachée (CCI).

Il existe de nombreuses plateformes permettant d’envoyer gratuitement des mails en nombre (une mention publicitaire reste cependant visible) : MailChimp, MailerLite, etc.

Un logiciel basique de traitement d’images reste indispensable pour redimensionner les visuels suivant les besoins (par exemple pour les agendas web)

Rétroplanning

Maintenant que vous avez listé toutes les tâches, attelez-vous à concevoir un retroplanning !

  • Réalisation d’affiche et flyer : 6 à 8 semaines avant l’événement (tenir compte du délai d’impression).
  • Envoi de mail : J-30, J-10 et J-3 pour un concert.

On fera (encore) mieux la prochaine fois

  • N’oubliez pas d’archiver, de conserver toute parution ; pour la suite, la revue de presse est un élément fondamental d’un dossier de communication ou de partenariat.
  • Evaluer l’efficacité de la communication dans son ensemble : quels sont les supports les plus porteurs ? Le volume de l’information a-t-il été correctement estimé ? Le contenu du message a-t-il été compris facilement et sans ambiguïté ?  

Quelques conseils supplémentaires et liens utiles