Conception du projet

Se poser les bonnes questions avant de passer à l’action : pertinence du projet, moyens de réalisation, finalité, calendrier

1. Avoir une idée

L’idée de départ peut naître de différentes façons : d’une demande d’une ou d’un groupe de personnes, d’un besoin identifié par une structure ou une association, d’un potentiel à exploiter, ou simplement de l’envie de faire découvrir et partager la pratique vocale et/ou instrumentale à un public qui en est bien souvent éloigné.

Pour vous aider à clarifier : télécharger la fiche “genèse du projet”

Avant d’envisager des collaborations et/ou de se lancer dans des demandes d’aide auprès des institutions, il est nécessaire de rédiger un document succinct de présentation (les grandes lignes, le contour). Le document doit préciser les points suivants :

Quel est le projet ?

Sa nature, les contours du projet

A qui s’adresse le projet ?

A quel(s) besoin(s) répond-il ? Qui sont les futurs usagers ou bénéficiaires ? Est-il possible de décrire les groupes cibles et de chiffrer leur nombre ?

Où ?

Il est extrêmement important de bien déterminer si le territoire, ou le périmètre choisi, est cohérent avec les objectifs principaux du projet.

Quand ? Combien de temps ?

A cette étape de la conception on peut déjà prévoir une période de démarrage et la durée totale du projet, sachant que celles-ci seront précisées ou amendées au cours des étapes suivantes.

Avec qui ?

Qui sont les partenaires qui conditionnent le projet (école, mairie, salle de spectacle,...) ?

Cette première étape permet de disposer d’un document de présentation résumant les caractéristiques. On pourra alors de décider de réaliser ou non le projet, ou de repenser la planification du projet.

Télécharger un modèle à compléter

2. Se documenter

Etudier l’existant pour connaître le contexte du projet, s’assurer qu’il n’est pas redondant, sous ou sur-dimensionné.

Affiner l’idée de départ, s’assurer de sa faisabilité, en étudiant les projets similaires déjà mis en place, en consultant collègues, amis, professionnels, personnes ressources qui peuvent devenir ou non des partenaires, en interrogeant les politiques culturelles.

Le résultat de cette étape est de constituer des listes de contacts, un carnet d’adresses à jour, l’ébauche d’un réseau de soutien, une bibliographie, un fonds de documentation à jour. (renvoyer vers d’autres articles sur le site de Cadence).

3. Préciser les objectifs du projet

Il faut associer deux niveaux d’objectifs : les objectifs globaux (s’inscrire dans une politique en particulier, dans une ligne artistique, culturelle collective, etc.). et les objectifs spécifiques liés au projet lui-même. Ces visées doivent être encadrées par un calendrier et une évaluation claire des réalisations. Pour cela on peut dès maintenant étudier les critères d’évaluation : fréquentation, nombre de représentations d’un spectacle, chiffre d’affaires, qualité de la prestation artistique, etc. et estimer une évolution réaliste dans le temps.

Préparer la réalisation

NB. Les points suivants peuvent se réaliser de manière concomitante.

Réunir une équipe

Il s’agit de constituer une équipe de travail, car une diversité de regards permet d’affiner les idées, les objectifs, et surtout parce que la réalisation du projet passe par toutes sortes de tâches : il faut réunir des compétences pour leur réalisation (administration, finances, direction artistique, communication, informatique).

S’entourer d’enthousiasme est tout aussi vital.

Alors... Qui ?

La réalisation du projet nécessite-t-elle des compétences ou expertises particulières ? Quelles sont celles dont dispose déjà le porteur du projet ?

Où trouver les compétences qui manquent en interne (réseaux, structures amies, centre de ressources,…) ?

Cela va sans dire...

Une équipe est plus productive quand elle est organisée !

Veiller à :

• échanger des informations quel que soit le moyen de communication choisi
• établir des ordres du jour et des compte-rendus pour les réunions
• répartir clairement les tâches
• préciser la gouvernance de l’équipe… et du projet.

5. Identifier les tâches et les moyens nécessaires

Comment ?

Identifier et établir une liste des tâches nécessaire à la mise en oeuvre du projet. Ceci permettra de l’organiser en plusieurs étapes, pour lesquelles on précise les moyens nécessaires (ressources humaines, techniques, équipements,…).

Préciser également l’ensemble des activités utiles et spécifiques au projet, aide à lister les compétences requises et à identifier les partenaires pertinents.

Exemples :

• location de matériel scénique ET le véhicule adapté pour le transporter ET la main d’oeuvre pour le montage
• mesures de sécurité concernant l’accueil du public (plan vigipirate)
• remercier les partenaires

Où ?

Où seront localisées les activités du projet ? Quel type de local (salle de répétition, de spectacle, quelles contraintes horaires, d’accès, de sécurité… ) ?

6. S’entourer de partenaires et de conseils

Constituer un réseau de partenaires compétents et complémentaires est indispensable à la réussite d’un projet. En constituant un réseau, on fait parler de son projet et on peut plus facilement toucher les futurs participants et intervenants.

Le partenaire peut :

• être co-acteur du projet (apporter des idées, participer à la conception)
• apporter des compétences
• ouvrir un réseau de communication
• donner des conseils, de l’expertise
• apporter des moyens financiers
• apporter des moyens matériels (services ou produits)

NB : Les centres de ressources dédiés à l’accompagnement de projets tels que Cadence sont spécialisés dans le conseil, la formation et la mise en réseau.

7. Planifier

• lister précisément les tâches en évaluant le temps minimal, puis le temps réaliste pour les réaliser
• identifier dans quel ordre les tâches doivent être accomplies
• établir les priorités à la lumière de ce qui est réalisable = hiérarchiser
• avoir une vision globale : gérer à la fois le court (communiqué de presse), le moyen terme (plan de com, financement participatif, .. ), et le long terme (par exemple échéance annuelle de demande de sub, d’Assemblée Générale, ..)
• élaborer une stratégie pour le suivi du projet, à la fois en interne (progression des tâches définies par l’équipe) et en externe (information des partenaires, mécènes, usagers)

L'objectif de cette étape est de produire un rétro-planning, et de partager avec l’équipe.

8. Étudier le financement

Définir en équipe la période (qui ne correspond pas forcément à celle du projet), les dépenses (c'est-à-dire les charges) et les recettes (c'est-à-dire les produits) (télécharger la check-list), par exemple :

• Dépenses : charges de personnel, frais de communication, déplacements, hébergement, fournitures, frais annexes.
• Recettes : billetterie, dons, subventions, autofinancement - fonds propres, vente de produits

ce qui permet au trésorier ou à la personne chargée des finances d’établir un budget prévisionnel et à l’équipe de se répartir les tâches liées à la recherche de financement.

9. Communication - Savoir présenter son projet

Après tout ce travail, il faut espérer qu'il vous reste assez d'énergie pour aborder une étape capitale : faire connaître le projet ou l'événement ! L'article Communiquer sur un évènement, un stage vous mettra le pied à l'étrier.

Réaliser

10. Réaliser le projet

Si l’on a prévu le déroulement et le budget très soigneusement tout doit se passer sereinement même si les imprévus sont inévitables.

Dans le feu de l’action ne pas oublier...

• de garder une trace des documents de communication
• de vérifier que le timing des tâches et les dépenses restent conformes aux prévisions
• la communication interne, plus que jamais
• les justificatifs de dépenses les captations photo, audio, vidéo
• d’identifier une personne référente joignable à n’importe quel moment
• les relations publiques : qui accueille les personnalités et la presse
• de remercier les partenaires

Evaluer

11. Evaluation du projet

• Faire le bilan, en dégager les points positifs et négatifs à la lumière des objectifs définis au début du projet. A quoi peut-on mesurer la réussite de chaque action ? Les indicateurs quantitatifs et qualitatifs définis à l’étape 3 restent-ils pertinents ou doivent-ils être réajustés ? Recueillir des témoignages, des statistiques.
• Rendre le projet et ses résultats visibles, pour en montrer l’utilité et valoriser les partenaires.
• Repérer les éléments qui fonctionnent et ce qui marche moins bien est important pour pérenniser l’action si on le souhaite. S’adapter, être capable de faire évoluer son idée et son projet.